Een vergaderruimte bij Mereveld Utrecht

Waarom zou je een externe vergaderruimte huren als je ook in je eigen bedrijfspand kunt vergaderen? Daar is een aantal redenen voor. Vergaderen in het eigen pand wordt snel routine, met als gevolg dat deelnemers regelmatig verstek laten gaan. Een ander nadeel van vergaderen in het eigen pand is dat de aanwezigen snel gestoord worden. Een vergaderruimte huren is een oplossing voor deze problemen. In een externe vergaderruimte wordt efficiënter vergaderd en door de bijzondere locatie krijgt zo’n vergadering een extra urgentie. Een vergaderruimte huren heeft als extra voordeel dat je in een inspirerende omgeving zit.

Extra voordelen van een vergaderruimte huren

Wat erg prettig is bij een vergaderruimte huren is dat zo’n ruimte beschikt over alle benodigde faciliteiten. Dat kan een beamer zijn, een flat screen, een flip-over met wifi of – voor grotere groepen – een geluidsinstallatie. Een ander voordeel is dat een externe vergaderruimte huren de kans biedt om naast de vergadering andere activiteiten te organiseren. Daarbij kun je denken aan een diner of een luxe lunch. Veel bedrijven kiezen er ook voor om een vergadering te combineren met een demonstratie. Door op deze manier activiteiten te combineren heeft een vergadering vaak meer weg van een bedrijfsuitje.

Aandachtspunten vergaderruimte huren

Bij een vergaderruimte huren zijn er een paar dingen waaraan je moet denken. Zorg ten eerste voor een locatie die goed bereikbaar is en voldoende parkeermogelijkheden heeft. Let op dat alle faciliteiten in de vergaderruimte tijdig worden besproken. Kies een zaal met de juiste sfeer om zo productief mogelijk te kunnen overleggen. Catering is ook erg belangrijk, vooral bij langdurige bijeenkomsten. Om er volledig zeker van te zijn dat je het meeste uit je bijeenkomst haalt kun je het beste vooraf naar de locatie toe gaan om met de medewerkers je wensen te bespreken.